Aviso de Privacidad — Guardiax

TOTEM Soluciones S. de R.L., en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en adelante, la «Ley») vigente en México y su Reglamento, le informa los términos y condiciones del presente Aviso de Privacidad de TOTEM Soluciones S. de R.L. (en adelante, «TOTEM») para la aplicación móvil Guardiax, componente operativo de la plataforma Condominox, cuyo portal web se encuentra en www.condominos.app (en adelante, el «Portal»).

Este aviso se emite asimismo en atención a las políticas de las tiendas de aplicaciones (incluida Google Play) respecto al tratamiento de datos personales en dispositivos Android. Aplica exclusivamente a la App Guardiax (en adelante, la «App»), destinada al personal de caseta y vigilancia de condominios que utilizan los servicios de TOTEM.

1. Responsable del tratamiento

TOTEM Soluciones S. de R.L., con domicilio en Azucenas 171, Col. Insurgentes, C.P. 76117, Querétaro, Querétaro, México (en adelante, «TOTEM» o el «Responsable»), es quien decide sobre el tratamiento de los datos personales recabados a través de la App y del Portal.

Correo de contacto para privacidad y solicitudes ARCO: integraciones@totemti.com
Portal web: https://www.condominos.app

2. Datos personales que recabamos

A través de la App podemos tratar las categorías de datos personales siguientes, según las funciones que el guardia utilice en su turno de trabajo:

Categoría	Ejemplos	Origen
Datos de identificación y contacto del guardia	Nombre, apellidos, identificador de usuario, cuenta de condominio, estatus de servicio	Proporcionados al iniciar sesión y consultados en los servidores de TOTEM
Credenciales y autenticación	Usuario, contraseña (en tránsito hacia el servidor), llave de API (API key) de sesión	Generados o validados en el proceso de inicio de sesión
Datos de residentes, visitantes y predios	Nombres, identificadores de vivienda/casa, teléfonos (cuando el condominio lo permita), datos de autorización de acceso	Consultados desde los servidores de TOTEM; no son ingresados libremente por el público general en la App
Imágenes y evidencias fotográficas	Fotografías de identificación (INE), placas vehiculares, paquetería, entrega de paquetes, firmas digitales capturadas en pantalla	Capturadas con la cámara del dispositivo o seleccionadas cuando la función lo permita
Datos de operación de accesos y paquetería	Códigos QR, observaciones, fechas, mensajes de paquetes, nombre de quien recibe un paquete	Generados por el guardia en el desempeño de sus funciones
Datos técnicos mínimos	Información necesaria para la comunicación segura con la API (p. ej. versión de la App)	Generados automáticamente durante el uso

Datos personales sensibles: La App puede tratar imágenes de identificación oficial y otras evidencias que, conforme a la Ley, pueden considerarse datos personales sensibles. Su tratamiento se realiza con base en la relación laboral o contractual entre el condominio y TOTEM, la seguridad del inmueble y el consentimiento del titular cuando corresponda, en los términos que establezca el condominio cliente.

La App no está dirigida a menores de edad ni recaba intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.

3. Finalidades del tratamiento

3.1 Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

TOTEM utiliza los datos personales para:

Autenticar al personal de caseta mediante inicio de sesión y gestión de la llave de API de sesión.
Operar el control de accesos de visitantes y residentes (registro, validación de códigos QR, autorizaciones).
Gestionar paquetería (recepción, registro, entrega y evidencias asociadas).
Consultar el directorio de habitantes del condominio y, cuando esté habilitado, facilitar la comunicación telefónica o enlazada con residentes.
Almacenar temporalmente en el dispositivo evidencias fotográficas y firmas necesarias para respaldar las operaciones anteriores.
Transmitir información a los servidores de TOTEM (p. ej. https://condominox.com/api o el dominio configurado para el condominio) para su resguardo conforme al servicio contratado.
Mostrar al guardia su perfil y datos operativos de la cuenta asignada.
Cumplir obligaciones legales aplicables en materia de seguridad privada, protección de datos y atención de requerimientos de autoridad competente.

3.2 Finalidades secundarias (opcionales)

Salvo oposición del titular, TOTEM podrá utilizar datos de contacto del guardia para enviar comunicados operativos, avisos de mantenimiento de la App o encuestas de calidad del servicio. No vendemos ni alquilamos datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios.

4. Uso de permisos del dispositivo Android

La App solicita únicamente los permisos necesarios para su operación:

Cámara: para escanear códigos QR de acceso y capturar fotografías de evidencia (identificación, placas, paquetería, entregas).
Internet: para comunicarse de forma segura con los servidores de TOTEM.
Marcador telefónico (tel:): para iniciar llamadas al directorio de residentes cuando el condominio no utiliza el enlace enmascarado de la plataforma.
Almacenamiento interno de la aplicación: para guardar de forma local evidencias en el directorio privado de la App (Application Support/evidence), accesible desde la sección «Evidencias almacenadas» del perfil del guardia.

Puede revocar permisos desde la configuración de Android; sin embargo, algunas funciones dejarán de estar disponibles (por ejemplo, escaneo QR o captura de fotografías).

5. Almacenamiento local y en servidor

En el dispositivo: la llave de API y datos de sesión se resguardan con mecanismos de almacenamiento seguro del sistema operativo. Las evidencias fotográficas se guardan en el espacio privado de la App y no se comparten con otras aplicaciones.
En servidor: los registros de accesos, paquetería, imágenes enviadas y demás información operativa se alojan en la infraestructura de TOTEM, bajo las instrucciones del administrador del condominio cliente.
Cifrado en tránsito: las comunicaciones con la API utilizan protocolos seguros (HTTPS/TLS).

6. Transferencias de datos y encargados

TOTEM podrá compartir datos personales, sin requerir consentimiento adicional cuando la ley lo permita, con:

El condominio o administración que contrató el servicio (responsable conjunto o titular de la relación con residentes, según corresponda).
Proveedores de infraestructura (hosting, telecomunicaciones, servicios en la nube) que actúan como encargados y están obligados a confidencialidad.
Proveedores de comunicaciones (p. ej. Twilio u otros) cuando el condominio utilice enlazado telefónico en lugar del marcador nativo.
Autoridades competentes, cuando exista requerimiento legal fundado.

Transferencias internacionales: Si algún proveedor tecnológico procesa datos fuera de México, TOTEM procurará que existan cláusulas contractuales y medidas de seguridad conforme a la Ley.

7. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, las obligaciones legales y los plazos contractuales con el condominio. Las evidencias locales en el dispositivo permanecen hasta que el guardia las elimine, se desinstale la App o se borren los datos de la aplicación desde Android.

8. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Usted, como titular de datos personales, o en su caso el condominio en representación de residentes según la normativa aplicable, tiene derecho a:

Acceso — conocer qué datos tenemos y para qué los usamos.
Rectificación — solicitar la corrección si son inexactos o incompletos.
Cancelación — solicitar su supresión cuando proceda legalmente.
Oposición — oponerse al tratamiento para finalidades secundarias.

Para ejercer sus derechos ARCO, envíe solicitud a integraciones@totemti.com incluyendo:

Nombre del titular y medio de contacto.
Copia de identificación oficial o documento que acredite personalidad.
Descripción clara del derecho que desea ejercer.
Datos o cuenta a la que se refiere la solicitud (p. ej. condominio, usuario guardia).

TOTEM responderá en los plazos establecidos por la Ley. También puede revocar su consentimiento para finalidades secundarias; la revocación no afectará tratamientos necesarios para la seguridad del condominio mientras exista relación contractual vigente.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en México.

9. Medidas de seguridad

TOTEM implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso no autorizado, incluyendo control de acceso, credenciales de sesión, comunicaciones cifradas y políticas internas de confidencialidad para personal autorizado.

10. Responsabilidad del guardia y del condominio

La App es una herramienta laboral. El personal de caseta debe utilizarla conforme a las políticas del condominio, guardar la confidencialidad de sus credenciales y no divulgar información de residentes o visitantes fuera de los fines autorizados. El condominio cliente es responsable de informar a sus residentes sobre el tratamiento de datos derivado de la operación de seguridad y accesos.

11. Declaración para Google Play (Seguridad de los datos)

En cumplimiento de las políticas de Google Play, TOTEM declara de forma resumida que la App puede recopilar datos personales, fotografías e identificadores vinculados a la sesión; que los datos se transmiten cifrados; que el acceso está restringido a usuarios autenticados; y que los datos se tratan para las finalidades operativas descritas en este aviso, no para publicidad de terceros.

12. Cambios a este aviso

TOTEM puede actualizar este Aviso de Privacidad para reflejar cambios legislativos, tecnológicos o en las funcionalidades de la App. La versión vigente estará disponible en:

https://www.condominos.app/privacidad-guardiax

Cuando los cambios sean sustanciales, se notificará por medios razonables (p. ej. aviso dentro de la App o comunicación al administrador del condominio).

13. Consentimiento

Al descargar, instalar o utilizar la App Guardiax, el usuario guardia reconoce haber leído este Aviso de Privacidad y acepta el tratamiento de sus datos personales conforme a lo aquí establecido, en adición a las políticas laborales y de seguridad de su empleador o del condominio que opera la caseta.